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Comment gérer les mails ?

Certains parlent de courriels, d’autres d’e-mails, je vais vous parler de mails.
(C’est pareil, ce n’est qu’une question de langage !)

Votre boite est submergée de mails, vous n’arrivez plus à faire face, tous les jours vous recevez un nombre impressionnant de mails, vous n’avez pas le temps de les lire et vous passez à côté des informations importantes.

Il vous faut gérer les mails qui arrivent dans votre boite, et contribuer à leur réduction en soignant votre communication.

4 Conseils pour gérer votre boite mail

  • 1 – Quand consulter vos mails ?

    Pour ne pas ‘polluer’ votre matinée, je vous conseille de les consulter en début d’après-midi et en fin de journée.
    Si il y a une urgence, soyez en certain vous aurez sûrement un appel téléphonique !

    Ainsi, le matin vous restez bien concentré sur ce que vous aviez programmé de faire la veille au soir.

    Si vous avez des contraintes de fuseau horaire, organisez vos plages selon ces contraintes.

    Utilisez votre agenda pour vous réserver des plages : ‘traitement des mails’

  • 2 – Supprimez les notifications d’arrivée de mails

    Ne vous laissez pas distraire, ni tenté, par les notifications d’arrivée de mails : supprimez les.

  • 3 – Pensez à utiliser les filtres

    • Par exemple envoyez directement dans une boite ‘A lire’ les mails pour lesquels vous êtes simplement en copie.
    • Re-dirigez directement les mails sur des boites thématiques.
  • 4 – Utilisez l’outil CAP

    Cette outil simple et efficace vous permet de trier vos mails et de vous organiser.

    C pour Classer

    Le mail contient des informations qui vous seront utiles ultérieurement.
    Pensez à enregistrer dans vos contacts, tout nouvel interlocuteur.

    A pour Agir

    Le mail vous met en action, ce qui va vous prendre du temps :

    Moins de deux minutes : Faites le immédiatement.
    Plus de deux minutes : Programmez une tâche dans votre agenda.

    P pour Poubelle

    Le mail ne demande aucune action de votre part, les informations qu’il contient sont
    accessibles par ailleurs, vous n’êtes pas chargé de conserver les informations qu’il contient, supprimez le !

3 conseils pour contribuer à la réduction du nombre de mails

1 – Quand faut-il faire un mail ?

  • Participez à la réduction du nombre de mails. 
  • Pour être efficace, privilégiez le contact humain, en allant voir vos collègues, en leur téléphonant, ou en organisant des réunions.
  • Le mail ne règle pas tout, ce n’est pas parce que vous avez envoyé un mail, que le problème sera réglé, vous devez vous assurer que votre interlocuteur l’a bien pris en compte, et souvent la meilleure façon c’est le contact direct.
  • 2 – Rédigez des mails concis

    Vos interlocuteurs sont déjà submergés de mails, imaginez leur tête lorsqu’il vont ouvrir votre mail, très long ! Ils n’auront pas envie de le lire.
    Faites gagner du temps à vos interlocuteurs, mettez vous à leur place, soyez clair dans votre demande.

  • L’objet de votre mail doit être significatif, et le corps de votre mail doit être clair, que demandez vous à votre interlocuteur, souhaitez vous seulement l’informer ? attendez vous de lui une action ? Soignez votre orthographe pour être crédible.
  • 3 – Prenez du temps pour murir vos réponses aux mails reçus

    Ne répondez jamais dans l’immédiat à un mail, surtout si vous êtes agacé par ce que vous lisez, vous pourriez regretter votre envoi.
    Prenez le temps de murir votre réponse, restez factuels et soyez force de proposition.

  • Et si la réponse est trop longue, allez voir votre interlocuteur ou téléphonez lui !

Suivez ces quelques conseils et la gestion de vos mails ne sera plus un cauchemar !