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Gagnez en efficacité en préparant vos réunions.Organiser une réunion, ça à l’air simple comme ça, on le fait tous les jours, mais êtes-vous efficaces ? Option Prestation vous propose une check-list des éléments indispensables à la préparation d’une réunion efficace.

Du côté de l’organisateur de la réunion

AVANT LA REUNION

Quel sera l’objectif de la réunion ? Réunion d’information ou réunion pour prendre une décision ?

Pour plus d’efficacité prévoyez un seul objectif par réunion. N’oubliez pas qu’un objectif doit être SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini).

1 – Quel sera l’ordre du jour ?

L’ordre du jour va permettre aux différents intervenants de préparer des éléments pour gagner en efficacité.

2 – Quel type de réunion ?

Visioconférence, réunion interne ou à l’extérieur…

3 – Quelle présentation ?

Evitez les présentations trop lourdes, qu’avez-vous à présenter ? Soyez clair et pertinent, ne donnez pas l’occasion à vos interlocuteurs de ne pas vous écouter. Prévoyez ce temps de préparation.

4 – Quel sera le lieu ?

Accessibilité, nombre de places suffisant, disponibilité du matériel et des connexions.

5 – Quelle date et quel horaire seront les plus opportuns ? 

Evitez les réunions en fin de matinée, en début d’après-midi et en fin d’après-midi le vendredi, dans la mesure du possible.

6 – Quelle sera la durée de la réunion ? 

Prévoyez au maximum 1h30, au delà vous risquez d’être inefficace.

7 – Qui sera convoqué ?

Ne pas se tromper d’interlocuteur, quelle sera la valeur ajoutée du participant, a t-il un pouvoir de décision ?

8 – Qui sera le gardien du temps ? 

Très important pour recadrer le débat et ne pas déborder sur le timing.

9 – Quels sont les documents à préparer pour la réunion et qui les prépare ? 

Arriver en réunion avec une partie des réponses, fera gagner du temps à tout le monde.

10 – Qui sera en charge de la rédaction du compte-rendu ? 

L’organisateur de la réunion doit être disponible pour ses interlocuteurs, il est préférable de nommer une personne pour la rédaction du compte-rendu.

11 – Qui sera en charge du suivi des actions ? Le rédacteur du compte-rendu pourrait être chargé de s’assurer que les actions décidées en réunion ont bien été prises en compte.

PENDANT LA REUNION

Prévoyez d’arriver 10 minutes avant tout le monde pour vérifier que tout est ok dans la salle et que le matériel mis à disposition fonctionne, parfois il est nécessaire d’aérer ou de mettre le chauffage. Nous avons tous des anecdotes à raconter sur les réunions. Qui n’a pas vécu cette expérience, où l’organisateur n’a pas la clé de la salle, ou encore celle où il cherche le bouton pour allumer le rétroprojecteur, ne sait pas utiliser son écran pour le projeter etc… résultat on a perdu 15 minutes minimum ! , et la salle, qui sent mauvais, celle où il fait trop chaud ou trop froid….

Rappelez les règles de participation : pas de téléphone, pas d’ordinateur, vous avez besoin de toute l’attention des participants.

Présentez les objectifs de la réunion  Au cas où un distrait se serait trompé de réunion !

Distribuez les rôles : gardien du temps, rédaction du compte-rendu.

Respectez le timing :  c’est une question de crédibilité et de respect pour vos collègues qui ont d’autres tâches à réaliser.

APRES LA REUNION

Remerciez les participants en leur envoyant le compte-rendu.

Veillez à ce que les actions soient prises en compte et réalisées.

Programmez la prochaine réunion si nécessaire.

Du côté du participant à la réunion

AVANT LA REUNION

Contactez l’organisateur :

Pour valider l’objectif de la réunion si ce n’est pas clair pour vous.

Pour valider les éléments que vous aurez à préparer avec lui.

Pour valider l’utilité de votre présence, vous pouvez refuser de participer à une réunion si vous estimez ne pas y avoir votre place, trouvez les bons arguments et expliquez-vous.
Vous pouvez éventuellement proposer la présence d’un autre collaborateur ou négocier une présence partielle, ou proposer d’être joignable par téléphone si besoin.

PENDANT LA REUNION

Soyez ponctuel par respect pour vos collègues.

Soyez constructifs, écoutez, partagez, informez, objectez, échangez.

APRES LA REUNION

Soyez réactifs, si vous êtes en action ne négligez pas le suivi.