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Comment résoudre un dysfonctionnement d’organisation ?

Il y a un dysfonctionnement dans votre organisation ?
Ne foncez pas tête baissée. Il est important de choisir la bonne méthode pour le résoudre.

Votre objectif, c’est qu’il ne se reproduise pas !

Chercher des solutions sans évaluer le problème, n’est pas la bonne méthode.
Pour résoudre un problème, il ne faut pas bruler les étapes.

Les dysfonctionnements génèrent des coûts et du stress, mieux vaut ne pas les prendre à la légère.

Option Prestation, vous propose quelques méthodes et outils pour vous aider à bien résoudre vos problèmes :

La méthode OPEA pour les problèmes d’ordre administratif

La méthode OPEA est bien adaptée pour résoudre des problèmes d’ordre administratif de façon méthodique.

Observer
Rechercher des informations factuelles, cerner et quantifier le problème.

Poser le problème
Exposer le problème de façon claire et compréhensible de tous.
Un problème bien exposé est déjà en partie résolu.

Expliquer
Il s’agit, ici, d’expliquer les causes du problème. Lorsqu’il y a plusieurs causes on s’attachera à les prioriser ce qui permettra de résoudre, en premier, celles qui se produisent le plus souvent.

Améliorer
Des critères doivent être établis au préalable pour classer les solutions entre-elles.
On améliorera ensuite la situation en mettant l’accent sur les solutions les plus économiques, les plus faciles ou les plus rapide à mettre en oeuvre selon ses propres priorités.

La méthode CARREDAS

Méthode de résolution de problèmes en 8 étapes, à appliquer en groupe.

Caractériser le problème (Outil 3QOCP)
Analyser le problème (Outil 3QOCP)
Rechercher les causes (Outil 5M et 5P)
Rechercher les solutions (Outil brainstorming)
Essayer/tester
Décider (Matrice de décision)
Appliquer (Plan d’action)
Suivre (Tableau de bord)

La méthode AMDEC pour fiabiliser les processus

L’AMDEC est une méthode qui permet d’améliorer et de fiabiliser les processus.
On peut l’utiliser soit pour créer un processus, soit pour améliorer un processus existant.
Pré requis : Il faut créer un groupe de travail et nommer un animateur qui sera garant de la méthode.

Analyse des Modes de Défaillances de leurs Effets et de leur Criticité

Il s’agira dans ce contexte :

  • de clarifier ce qu’est un processus et sa finalité.
  • de recenser les différentes activités du processus, de lister toutes les défaillances par activité.
  • de coter la criticité de chaque défaillance en pondérant détection, occurrence, gravité.

Quelques outils

Pour résoudre des dysfonctionnements, il faut, dans un premier temps, être capable de faire un état des lieux factuel, et dans un second temps, faire appel à toute votre créativité pour mettre en place des solutions.

Pour l’état des lieux

Le questionnement systématique : 3QOCCP

Poser le problème en s’interrogeant :
Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?

Les 5 Pourquoi : 5P

Pour être sûr d’aller au bout du questionnement, se poser 5 fois la question : “Pourquoi ?”

Pour la recherche de solutions

La séance de brainstorming

Un groupe de travail et un animateur.
L’objectif de cette séance est de faire fuser des idées dans un temps limité.
C’est la quantité d’idées émises qui prévaut, les idées les plus folles sont admises, il ne doit pas y avoir de censure, et il ne faut pas hésiter à rebondir sur les idées émises.

La carte mentale  ou schéma heuristique

Permet de produire des idées et d’explorer un sujet de façon globale.
On place le sujet au centre d’une page blanche, on trace des branches principales et secondaires. Il existe des logiciels pour vous aider à le faire.

ISHIKAWA ou les 5M

Ce diagramme permet de visualiser comment s’organisent les causes du problème.
Lorsque vous travaillez en groupe, il facilite la compréhension du problème par tous.

Gagnez en efficacité en utilisant des méthodes

L’utilisation de méthodes, permet de gagner du temps, mais pas seulement, cela permet également de détecter les faux problèmes et de trouver de vraies solutions.

Faites participer vos collaborateurs, utilisez toutes les ressources à votre disposition.

N’hésitez pas à vous renseigner, à vous former, il existe d’autres méthodes de résolution de problème, elles ne sont pas toutes présentées dans cet article.

Pensez à faire appel à un regard extérieur, c’est souvent très constructif.
Seul on va vite, à plusieurs on va loin !

Bibliographie :

La boite à outils de l’organisation – Editions Dunod
La boite à outils de l’assistante – Editions Dunod