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Une des façons de gagner du temps dans la gestion de son quotidien, c’est entre autres choses de rédiger des e-mails efficaces.

Dans un article précédent, j’ai traité de la gestion des e-mails, dans cet article je vais aborder la question de l’utilisation de l’e-mail.

En général on rédige un e-mail pour donner une information ou pour demander à quelqu’un de répondre à une interrogation.

Un e-mail c’est :

  • Un destinataire
  • Un ou des destinataires en copie
  • Un objet
  • Un contenu
  • Une signature
  • Comment rédiger un e-mail efficace ?

Le destinataire de l’e-mail

Le destinataire, c’est la personne qui pourra répondre à votre demande.

Mettre plusieurs destinataires, c’est risqué, il n’est pas certain que vous obteniez une réponse.
Si tout le monde répond, vous allez faire perdre du temps à plusieurs personnes.

Le mieux c’est de bien réfléchir en amont. Qui est le mieux placé pour répondre à votre demande ?

Les destinataires en copie de l’e-mail

Posez-vous la question avant ‘d’arroser la terre entière’ de la nécessité de mettre des destinataires en copie de votre
e-mail.

Quel est l’intérêt de mettre cette personne en copie ?

  • L’objet de l’e-mail

L’objet de l’e-mail doit être explicite pour attirer l’oeil du destinataire et pour faciliter les recherches ultérieures.

Le corps de l’e-mail

Ne traitez qu’un sujet par e-mail, si vous multipliez les sujets et les questions, il y a fort à parier que votre interlocuteur ne répondra qu’à une partie de vos interrogations.

  • Votre demande doit être claire, qu’attendez-vous de votre interlocuteur ? Relisez vous plusieurs fois, mettez vous à la place de celui ou de celle qui va vous lire. Soyez concis. En général nous recevons beaucoup d’e-mails, et nous n’avons pas le temps de lire des ‘romans’.
  • Soignez votre orthographe, par respect pour votre interlocuteur, vous lui ferez gagner du temps. En effet, on met plus de temps à déchiffrer un texte qui contient des fautes d’orthographe.

Le ton de l’e-mail

Faites attention au ton que vous employez pour rédiger votre e-mail, ce qui pourrait vous sembler évident pourrait être mal interprété, mettez-y les formes.

N’écrivez jamais un e-mail sur le coup de la colère, prenez du recul. Votre objectif c’est de régler des problèmes pas d’ajouter de la polémique.

N’oubliez pas la formule de politesse, adaptez-la selon le destinataire de votre e-mail.

La signature de l’e-mail

Créez une signature avec votre logo, un lien vers votre site web, des liens vers vos pages de réseaux sociaux.
N’oubliez pas d’indiquer vos coordonnées téléphoniques.

 

Pour gagner du temps et faire gagner du temps à vos interlocuteurs, rédigez des mails efficaces !

Et si vous avez besoin d’une petite formation, Option Prestation propose des formations personnalisées en tête à tête par modules de deux heures pour vous aider à améliorer votre efficacité au quotidien.

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