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Office manager un métier à découvrir

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Office manager un métier très très polyvalent

Office manager, la polyvalence au service des entreprises.

Aujourd’hui chacun tend à se spécialiser et à se présenter comme expert en… Je crois que l’on a également besoin de personnes polyvalentes.

Mais comment définir la polyvalence ? Beaucoup pensent que la polyvalence, c’est : « je sais tout et je ne sais rien ».

D’après le Larousse : « Qualité de quelqu’un qui a plusieurs spécialités. »

Moi, je pense que la polyvalence, c’est être ouvert d’esprit, curieux, avoir conscience de ses faiblesses et savoir s’entourer pour y palier. D’ailleurs, les entrepreneurs ne sont-ils pas polyvalents ?

Dans mon métier, office manager, la polyvalence c’est connaître le rôle de chaque fonction de l’entreprise et son impact sur la gestion de l’entreprise. C’est connaître les rouages de l’entreprise, savoir analyser les besoins et les problématiques, pouvoir adresser un certain nombre de sujets et savoir s’entourer des spécialistes pour le reste. C’est aussi savoir mettre en place des process et des outils pour améliorer la gestion du quotidien. Enfin, c’est savoir accompagner les dirigeants et leurs équipes dans la gestion du temps et des priorités et contribuer à la recherche de solutions pour réduire les coûts de fonctionnement et faciliter la communication au sein des équipes.

Office manager une solution pour les TPE et les start-up

Un dirigeant de TPE ou de start-up doit pouvoir s’entourer de compétences multiples. Collaborer avec un(e) office manager c’est l’assurance d’être accompagné par quelqu’un qui comprend les problématiques de la gestion d’entreprise et qui va l’aider à solutionner la plupart des sujets, soit en les prenant en charge, soit en gérant la relation avec des spécialistes.

 

Office manager des compétences transverses

Selon l’expérience et la personnalité des personnes qui exercent ce métier, vous trouverez des compétences différentes d’un office manager à l’autre. Mais, chez tous les office managers, vous trouverez le sens de l’organisation et du service, des facilités d’adaptation, de la curiosité, de l’ouverture d’esprit, et un goût prononcé pour les outils.

Office manager des missions variées sur toutes les fonctions de l’entreprise

Administratif et finance

  • Organisation administrative.
  • Gestion de la relation avec l’expert comptable.
  • Mise en place et gestion de tableaux de bord.
  • Veille juridique.

Communication

  • Rédaction d’articles et animation de pages professionnelles sur les réseaux sociaux.
  • Animation d’équipe, organisation d’événements.

Achats

  • Gestion des contrats et recherche de sources de productivités.

Commercial

  • Mise à jour des bases de données, envoi d’e-mailings.
  • Suivi des devis, facturation.

Qualité

Ressources Humaines

  • Gestion des congés.
  • Aide à la définition des profils de postes et au recrutement (diffusion offres, suivi candidatures et organisation des entretiens).
  • Gestion des démarches administratives pour les nouveaux embauchés.
  • Gestion du plan de formation.
  • Suivi et organisation des entretiens professionnels.
  • Relations avec les administrations (médecine du travail, CPAM, mutuelle, prévoyance, organismes de retraite).

Services généraux

  • Suivi des différents contrats, négociation des conditions.

Dirigeant et office manager le binôme parfait pour un bonne gestion d’entreprise

Le dirigeant a la vision et il définit sa stratégie. L’office manager gère l’opérationnel. C’est le binôme parfait pour une bonne gestion d’entreprise.

L’office manager seconde le dirigeant et le dégage des tracas du quotidien pour qu’il puisse se concentrer sur son coeur de métier, sur le développement de son entreprise.

Office manager à temps partagé

Un temps complet n’est pas toujours adapté. Il existe des solutions pour travailler avec des personnes qui sont elles-mêmes entrepreneuses et accompagnent plusieurs clients.

Office manager en télétravail

Avec les outils d’aujourd’hui, de plus en plus de tâches peuvent être réalisées en télétravail. Il n’est pas toujours nécessaire d’offrir un poste de travail pour accueillir un(e) office manager. En conclusion, il y a toujours une solution pour se faire aider.

Office manager : second d’entreprise

J’espère au travers de cet article vous avoir fait découvrir mon métier et pourquoi pas vous avoir donné des idées pour vous faire seconder.

Le terme office manager n’a pas d’équivalent en français, mais si vous n’aimez pas les anglicismes, vous pourriez peut-être dire second d’entreprise, pourquoi pas ? Mais qu’importe le titre, ce que vous devez retenir c’est que vous pouvez être secondé par des personnes polyvalentes capables de prendre la mesure des problématiques de la gestion d’entreprise et de vous dégager des tracas administratifs.